Der Antrag soll in der Planung des Ablaufs das Gesprächsformat erkennbar machen. Das Vorhaben soll dem institutionellen Auftrag der Villa Vigoni Rechnung tragen, „die deutsch-italienischen Beziehungen in Wissenschaft, Bildung und Kultur im europäischen Geist“ zu fördern, und möglichst auch eine Begegnung des wissenschaftlichen Nachwuchses ermöglichen.
Zielsetzung der Villa Vigoni-Gespräche ist u.a. die Exploration aktueller Herausforderungen in den Geistes- und Sozialwissenschaften aus vergleichender deutscher und italienischer Perspektive sowie die Mobilisierung neuer Verbindungen zwischen deutscher und italienischer Wissenschaft. Dabei müssen nicht zwingend exklusiv deutsch-italienische Themen behandelt werden.
Nicht antragsfähig sind Vorhaben, bei denen die überwiegende Zahl der Teilnehmer nur von einem Ort oder zwei Orten bzw. Institutionen stammt.
Das Programm will die europäische Mehrsprachigkeit fördern. Deshalb wird begrüßt, wenn die Veranstaltung auf Deutsch und/oder auf Italienisch stattfindet; die Veranstaltung kann auch in einer gemeinsamen dritten Sprache (z. B. Englisch) stattfinden. Simultanübersetzung kann nicht beantragt werden.
Die Anträge müssen in deutscher (oder englischer) Sprache verfasst werden und ein italienisches Abstract enthalten. Einreichungen von Anträgen in italienischer Sprache sind möglich; in diesem Fall muss eine deutsche Übersetzung im gleichen Dokument hinzugefügt werden.
Die Anträge müssen alle Angaben enthalten, die eine begründete Entscheidung erlauben, das heißt die Anträge müssen eine Begründung enthalten, die die wissenschaftliche Bedeutung und Zielsetzung des Gesprächs zu beurteilen erlaubt, eine Darstellung des vorgesehenen Ablaufs sowie eine deutsch-italienisch ausgewogene Liste der Teilnehmer mit dem Vermerk, inwieweit bereits Zusagen vorliegen. Es ist zwingend erforderlich, das Antragsformular, das auf der Homepage der Villa Vigoni unter www.villavigoni.eu abrufbar ist, zu verwenden. Der Antrag muss die Unterschriften der Antragsteller tragen.