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Das neue Handwerk. Digitales Arbeiten in kleinen und mittleren Archiven, 72. Südwestdeutscher Archivtag

 

Informationen zu diesem Beitrag

Veranstalter:Kai Naumann
Datum, Ort:22.06.2012–23.06.2012, Bad Bergzabern

Bericht von:
Christine Axer (ca), Landesarchiv Baden-Württemberg, Fachprogramme und Bildungsarbeit, Stuttgart; Tobias Beck (tb), Audi AG Unternehmensarchiv, Ingolstadt; Johanne Maria Küenzlen (jk), Landesarchiv Baden-Württemberg/Archivschule Marburg; Kai Naumann (kn), Landesarchiv Baden-Württemberg, Staatsarchiv Ludwigsburg; Julia Anna Riedel (jr), Landesarchiv Baden-Württemberg, Staatsarchiv Sigmaringen; Julia Sobotta (js), Audi AG Unternehmensarchiv, Ingolstadt; Michael Ucharim (mu), Landesarchiv Baden-Württemberg/Archivschule Marburg
E-Mail: <kai.naumannla-bw.de>

Der 72. Südwestdeutsche Archivtag[1] widmete sich unter dem Titel „Das neue Handwerk“ der Archivierung digitaler Unterlagen und richtete sich hierbei vor allem an kleinere und mittlere Archive, die in zunehmendem Maße mit Fragen der Digitalisierung, der Archivierung elektronischer Unterlagen und der Öffentlichkeitsarbeit im Netz konfrontiert sind. Gastgeber der Tagung war in diesem Jahr das in der Südpfalz gelegene Bad Bergzabern.

Der von JOACHIM KEMPER (Speyer) und KAI NAUMANN (Ludwigsburg) am Freitag gehaltene Workshop „Selbermachen! Praktische Tipps zur Archivierung digitaler Unterlagen, Digitalisierung und Öffentlichkeitsarbeit im Netz!“ hatte seinen Schwerpunkt auf dem Abbau von Berührungsängsten mit dem neuen Handwerkszeug und dem Bereitstellen von Material zum Weiterarbeiten. Der Workshop stieß auf einen sehr regen Zuspruch, der durch einen Wiederholungstermin aufgefangen werden konnte. Im Vorabendprogramm begeisterte eine Truppe aus drei Stadt- und Kreisarchivaren (ANDREAS IMHOFF, MICHAEL MARTIN, ROLF ÜBEL) und dem Musikerduo „Siebenpfeiffer“ (ANDREAS REINIG, KARL KEMMERER) das Publikum mit einem Reigen revolutionärer Erinnerungen der Pfalz. Der Bauernkrieg, die Französische Revolution und die Ereignisse von 1848/49 waren Gegenstand von Liedern, heiteren Spielszenen, teils in pfälzischem Dialekt, und Lesungen aus Tagebüchern und Chroniken.

Tagungspräsident KAI NAUMANN (Ludwigsburg) wies am Samstagmorgen darauf hin, dass das „neue Handwerk“ Informatik geeignet sei, den Archivarsberuf bedeutungslos zu machen. Um mithalten zu können und um das „neue Handwerk“ ihrem Auftrag nutzbar zu machen, müssten Archivarinnen und Archivare es gründlich verstehen lernen. In den Grußworten bezeichnete IRMGARD CHRISTA BECKER vom Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e. V. (VdA) die elektronische Archivierung als größte Herausforderung der Archive seit der Bewältigung großer Aktenmengen nach dem Ersten Weltkrieg (jr).

Die Vorträge eröffnete HANS-CHRISTIAN HERRMANN (Saarbrücken). Ihm zufolge erfordere die Bewältigung der digitalen Archivierung einen effizienteren Ressourceneinsatz und ein Überdenken des archivischen Selbstverständnisses. Durch die Miteinbeziehung von Vereinen und ehrenamtlich tätigen Privatpersonen in die Planung und Durchführung der historisch-politischen Bildungsarbeit könnten personelle Kapazitäten freigesetzt werden, die andernorts, beispielsweise bei der Erschließung, zum Einsatz kommen könnten. Ein gut erschlossenes Archiv, dessen Bestände online recherchierbar seien, könne darüber nachdenken, den Lesesaaldienst zugunsten der Online-Dienstleistungen einzuschränken, um auf diese Weise mehr Zeit für konzeptionelles Arbeiten zu gewinnen. Durch Kooperationen mit regionalen Rechenzentren bei der elektronischen Archivierung könnten auch Sachmittelressourcen besser genutzt werden. Darüber hinaus sieht Herrmann die großen Archivverwaltungen, unterstützt durch den VdA, in der Pflicht, mittels einer deutschlandweiten Kampagne Politik und Verwaltungen für die Probleme der Langzeitarchivierung zu sensibilisieren und Handlungsdruck zu erzeugen (jr).

ULRICH SCHLUDI (Stuttgart) berichtete über Strukturierung und Archivierung von File-Systemen bei seinem früheren Arbeitgeber. Bei der Mehrzahl der Firmenunterlagen handele es sich um originär digitale, in File-Systemen entstandene und bearbeitete Unterlagen. Die Analyse des Ist-Zustandes habe gezeigt, dass sich File-Systeme oft durch mehrere parallel angewandte Ordnungsprinzipien auszeichneten. Sie seien Aktenschrank, Schreibtisch und Schreibmaschine zugleich.

Die Ablage der Dateien bei der untersuchten Abteilung habe sich erstens an den Zuständigkeitsbereichen der einzelnen Mitarbeiter orientiert und sei innerhalb dieser persönlichen Ablagebereiche zweitens objekt- und themenbezogen erfolgt. Entstanden seien so ganz verschiedene Aktenformen bis hin zu großen sachthematischen Sammlungen. Zur Neuordnung der Ablage habe das Unternehmensarchiv gemeinsam mit den Mitarbeitern eine möglichst intuitive und einfach zu handhabende Struktur erarbeitet.

Damit wurde eine wichtige Grundlage für zukünftige Übernahmen geschaffen. Bereits entstandene Unterlagen werden jedoch nicht aus dem Aktiv-System, sondern auf der Basis von vorhandenen Schnitten (Datensicherungen) übernommen, da sich auf diese Weise Unterlagen erhalten haben, die inzwischen längst gelöscht sind. Bei der Bewertung werden dabei zunächst die Dubletten entfernt, da viele Dateien in mehreren Schnitten vorkommen. Das wesentliche Kennzeichen der weiteren Bewertung sei das Schwanken der Bewertungsebene, da Akten bzw. Vorgänge nicht einheitlich auf derselben Ordnerebene lägen. Bei dem Projekt des Unternehmensarchivs handele es sich um den bislang ersten handfesten Versuch, die Archivierung von File-Systemen auf fundierter Basis anzugehen, so Christian Keitel in der anschließenden Diskussion (ca).

KATHARINA ERNST (Stuttgart) stellte in ihrem Vortrag die Zusammenarbeit der baden-württembergischen Kommunal- und Kreisarchive mit dem DV-Verbund Baden-Württemberg vor. Ausgangspunkt für die Kooperation war die geplante Übernahme von Daten aus elektronischen Fachverfahren der Verwaltung im Bereich des Einwohnermeldewesens und des elektronisch geführten Gewerberegisters. Im Jahr 2009 verständigten sich die beiden Partner von archivischer Seite, die Arbeitsgemeinschaften Archive im Städtetag und Archive im Landkreistag Baden-Württemberg, mit Vertretern aus dem DV-Verbund DVV BW – der Datenzentrale Baden-Württemberg (DZ), der Kommunalen Datenverarbeitung Region Stuttgart (KDRS), der Kommunalen Informationsverarbeitung Reutlingen-Ulm Zweckverband (KIRU) und der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIV BF) – über die Schaffung einheitlicher Schnittstellen für den Datenex- und -import. Zu lösen waren dabei auch Probleme bei der Übernahme von Meldedaten, die sich durch gesetzliche Löschungsvorschriften ergeben. Veränderungen im Gewerberegister lassen sich demgegenüber einfacher bewahren. Durch die Initiative wurde das Thema der elektronischen Archivierung und der Schnittstellenproblematik bei Verwaltung und DV-Verbund nachhaltig institutionalisiert. Einer Lösung bedürfen künftig noch die Fragen der Langzeitarchivierung und späteren Benutzbarkeit der Daten aus elektronischen Verfahren – hierzu sprachen später Reinhard Schal und Christian Keitel (jr).

DANIEL PETER (Nancy) lieferte einen Blick auf das imponierend weit fortgeschrittene digitale Archivwesen Frankreichs. Bei den Zentralbehörden in der Pariser Region besteht eine bis in die 1980er-Jahre zurückreichende Erfahrung und ein großer Fundus an digitaler Information, während auf kommunaler Ebene erst im letzten Jahrzehnt Ansätze unternommen wurden. Letztere sind durchaus nicht nur „von oben“ verordnet, sondern das Ergebnis der Zusammenarbeit von mehreren regionalen und nationalen Arbeitsgruppen. In Frankreich arbeiten mehrere Entwicklungsverbünde für archivgerechte Lagerungssysteme (Mrine, Archiland, e-bourgogne) nebeneinander – eine Entwicklung, die sich auch in Deutschland andeutet. Die Übernahmetätigkeit konzentriert sich auf Datenbanken und Dateisysteme (vgl. den Vortrag von Schludi), und vielfach ergänzt die Organisationsberatung für die Behörden die Überlieferungsbildung. Beispielsweise helfen die Archive bei der Erstellung übersichtlicher Verzeichnisstrukturen auf Netzlaufwerken. Der Interministerielle Archivdienst stellt Werkzeuge für den Umgang mit Dateisystemen zur Verfügung, und Bewertungskataloge des Stadtarchivs Nancy weisen bereits Unterlagengruppen aus, die nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch erhalten werden sollen (kn).

In ihrem Vortrag „Stadt im Bild 2.0: Digitale Fotosammlungen in der Stadtverwaltung Worms“ ging die Referentin TANJA WOLF (Worms) auf Herausforderungen bei der Archivierung von digitalen Fotosammlungen ein und stellte Lösungsansätze vor. Große Schwierigkeiten bereiteten die durch das digitale Fotografieren ermöglichte Bilderflut und die verschiedenen Arten der Ablage, so Wolf. Um sich zunächst einen Überblick über die an vielen Stellen entstehenden Bilder zu verschaffen, wurde durch das Stadtarchiv Worms ein Fragebogen an ausgewählte Ämter geschickt, mit dem zumindest die wichtigsten Angaben wie beispielsweise Umfang und Formate der verschiedenen Fotosammlungen abgefragt wurden. Des weiteren eröffnet das sogenannte „Cloud-Projekt“, das eigentlich für einen erleichterten Zugang zu den Digitalbildern innerhalb der Stadtverwaltung Worms geplant ist, dem Stadtarchiv die Möglichkeit, die in der Cloud zentral gespeicherten und mit Metadaten versehenen Fotos zu übernehmen, zu bewerten und in geeigneten Bildverwaltungsprogrammen abzulegen. Die von den städtischen Ämtern vergebenen Metadaten können in die Verzeichnungssoftware (hier Augias) automatisch übernommen werden. Wolf betonte in ihrem Fazit, dass eine Vorauswahl der Bilder durch den Bestandsbildner und eine spätere Bewertung der übernommenen Fotos durch das Archiv unumgänglich seien, um mit der Masse der digitalen Fotografien umgehen zu können (jk).

KLAUS NIPPERT (Karlsruhe) stellte in seinem Vortrag ein Projekt zur „Archivierung von Daten aus einer astrophysikalischen Messreihe“ vor, das am Institut für Kernphysik in Karlsruhe unter anderem mit Hilfe von Bundesmitteln durchgeführt wird und das er als Leiter des Archivs des Karlsruher Instituts für Technologie mit verantwortet. Dabei hatte eine Forschungsgruppe am Institut für Kernphysik mit den sogenannten KASCADE-Experimenten den auf die Erde niedergehenden Teilchenregen erforscht. Wie in der Wissenschaft üblich, seien die Versuchsanordnung, die Ergebnisse und deren Deutung in den einschlägigen Fachzeitschriften publiziert und entsprechend in den Bibliotheken überliefert. Da die Interpretation der KASCADE-Daten von den zugrunde gelegten Grundannahmen abhänge, lohne sich ihre Archivierung, zumal die Daten „Interpretationsspielräume“ zuließen. Die Schwierigkeit der Archivierung der KASCADE-Daten resultiert nicht nur aus dem Volumen der Daten sowie der komplexen Struktur des Projektes und der Daten, sondern auch daraus, dass es sich nicht um die bloße Archivierung einer Datenbank handelt. Es bedarf auch der Erhaltung der Funktionsfähigkeit der Software und der Dokumentation „der von dieser durchgeführten Prozesse“.

Abschließend wies Nippert auf die Notwendigkeit hin, sich künftig vermehrt mit Fragen nach dem „Eigentum an den Daten“, nach dem Urheberrecht und der „archivischen Zuständigkeit“ der wissenschaftsnahen Archive zu beschäftigen. Da letztere in der Praxis bei digitalen Informationen durch das „Konzept der fächerspezifischen Selbstorganisation“ in Frage gestellt werde, plädierte Nippert für ein verstärktes Engagement von Archivarinnen und Archivaren im Bereich der Archivierung von Forschungsdaten. Die anschließenden Wortmeldungen bestärkten ihn in diesem Plädoyer (ca).

Eine Voraussetzung dafür, dass mittlere und kleine Archive elektronische Unterlagen aufbewahren können, ist eine gemeinsame Infrastruktur für Übernahme, Verzeichnung, Bestandserhaltung und Nutzung. Für Baden-Württemberg stellten REINHARD SCHAL (Stuttgart) und CHRISTIAN KEITEL (Stuttgart) die Planungen für ein solches Werk vor, das im Datenverarbeitungsverbund DVV BW (vgl. Vortrag Ernst) betrieben werden soll. Zunächst berichtete Schal, bereits 2009 sei der Beschluss gefasst worden, eine standardisierte Archivschnittstelle für die Langzeitarchivierung und ein Zwischenarchiv einzurichten. Nach Vorstellung der Projektergebnisse der AG Archivschnittstellen konnte dieser Entschluss dahingehend präzisiert werden, dass eine einheitliche XML-Schnittstelle für Fachverfahren eingerichtet werden sollte, woraufhin im März 2012 die Entscheidung für DIMAG als Software für die Langzeitarchivierung folgte. Gegenwärtig steht der Abgleich der technischen Anforderungen zwischen DIMAG und den Rechenzentren sowie eine Entscheidungsvorlage für einen verbindlichen Gremienbeschluss in der zweiten Jahreshälfte 2012 an. Das elektronische Archiv soll sowohl die Funktionen eines historischen Archivs als auch die eines Zwischenarchivs erfüllen. Das Zwischenarchiv stellt sich dabei als ein Kommunikationsmedium zur einheitlichen elektronischen Datenübernahme aus verschiedenen Fachverfahren zur Weiterleitung an ein Langzeitarchiv dar. Durch Rechteverwaltung bleiben die Funktionskreise und die Zuständigkeiten der einzelnen Teilnehmerarchive gewahrt. Der Support und die Erstellung von Schnittstellen zu den kommunalen Fachanwendungen wird von der DZ geleistet, die Hardware wird von den Rechenzentren gestellt. Die Errichtung eines digitalen Archivs für die Ewigkeit sei auch für ihn als IT-Manager faszinierend, so Schal. Er wünschte sich für die anstehenden Informationsveranstaltungen ein möglichst großes Engagement der Archive der Landkreise, Städte und Gemeinden.

Anschließend erläuterte Keitel die Entstehung und die Zukunft von DIMAG. Das System blickt auf inzwischen sechs Jahre Produktivbetrieb zurück und kann mit digitalen Unterlagen aller Art bestückt werden. Seit Februar 2012 wird es in einer Entwicklungspartnerschaft der Bundesländer Bayern, Baden-Württemberg und Hessen betrieben und ausgebaut. Seine Komponenten sind größtenteils Open-Source-Produkte und gegeneinander austauschbar. DIMAG kann mit einem Erschließungssystem gekoppelt oder alleinstehend eingesetzt werden. Für 2012 sind ein Ingest- und Mappingwerkzeug für Meta- und Primärdaten aller Art (Hessen), eine EAD-Schnittstelle und ein neues Release geplant. Im Jahr 2013 sollen ein Benutzungsmodul (Bayern) und ein Bestandserhaltungswerkzeug erstellt werden. Keitel betonte, dass das Landesarchiv BW kleineren und mittleren Archiven gegen Entgelt die Mitnutzung seiner DIMAG-Infrastruktur ermöglichen wird. Auch der DIMAG-Entwicklungsverbund steht weiteren Allianzen offen gegenüber. Die Darstellung des Projekts, das durchwegs begrüßt wurde, zog erwartungsgemäß eine lebhafte Diskussion, wie die Frage nach etwaigen „Konkurrenzprodukten“ oder die gemachten Erfahrungen in Nordrhein-Westfalen, nach sich (js/tb).

Zum Abschluss des Archivtages zeigte MARTIN LÜTHI (St. Gallen) die neuen Möglichkeiten und Herausforderungen digitaler Archivalien an einem Projekt über die seit 2004 digital geführten Schweizer Gebäudeversicherungsverzeichnisse auf. Ausgehend von deren gebäudehistorischer und wertermittelnder Bedeutung für ArchivbenutzerInnen wurden einerseits die Vorzüge des vom Schweizer Bundesarchiv entwickelten archivtauglichen Datenbankformats SIARD für die jährliche (auch rückwirkende) Übernahme, die Langzeitarchivierung sowie die im Vergleich zu analogen Formen komfortablen Recherche- und Auswertungsmöglichkeiten dieser Daten erläutert. Andererseits wurde auf die zukünftigen Herausforderungen hingewiesen, die sich insbesondere in der Verknüpfung mit weiteren Grundbuchquellen, der Notwendigkeit einer einheitlichen Schnittstelle nach eCH-Standard, in der Bewährung des Formats SIARD und dem Ausschluss technisch bedingter Datenverluste zeigen. Die Probephase des Projekts soll dementsprechend fortgesetzt werden, um weitere Erfahrungen sammeln zu können. Als Informatiker sieht Lüthi es es als normal an, die Komponenten der archivischen Systemlandschaft alle drei bis fünf Jahre auszuwechseln. Das Staatsarchiv legt dabei Wert darauf, in der Community vorhandene IT-Werkzeuge nachzunutzen (mu).

Der gut besuchte Archivtag bot neben der fachlichen Diskussion in reichlich bemessenen Pausen auch Gelegenheit zu Unterhaltung und Entspannung. Die Qualität der Referate zeigt, dass das „neue Handwerk“ der archivnahen Informatik und der digitalen Schriftgutverwaltung inzwischen in vielen Institutionen angekommen ist und gerade in der jüngeren Generation als selbstverständlich angenommen wird. Erste Pilotprojekte sind abgeschlossen, konzeptionelle Überlegungen sind veröffentlicht, Entwicklungsverbünde für konkrete Umsetzungen sind am Entstehen. Gleichwohl bleibt noch viel zu tun. Die Öffnung des Berufs in die technisch-organisatorische Vorfeldarbeit führt in jedem Fall zu einer Aufwertung, da neben der Obhut für Vergangenes auch eine Verantwortung für Gegenwart und Zukunft hinzukommt.

Konferenzübersicht:

Hans-Christian Herrmann (Stadtarchiv Saarbrücken): Digitale Herausforderung meistern: Organisation, Selbstverständnis und Methoden der Archive im Wandel

Ulrich Schludi (Landesarchiv Baden-Württemberg): Ein Unternehmensarchiv zwischen Records Management und Digitaler Archivierung

Katharina Ernst (Stadtarchiv Stuttgart): Schnittstellen im Verbund. Zusammenarbeit der baden- württembergischen Kommunal- und Kreisarchive mit dem DV-Verbund Baden-Württemberg

Daniel Peter (Archives municipales de Nancy): Elektronische Archive: wie ist es in Frankreich?

Tanja Wolf (Stadtarchiv Worms): Stadt im Bild 2.0: digitale Fotosammlungen in der Stadtverwaltung Worms

Klaus Nippert (Archiv des Karlsruher Institut für Technologie): Archivierung von Daten aus einer astrophysikalischen Messreihe

Reinhard Schal (Datenzentrale Baden-Württemberg), CHRISTIAN KEITEL (Landesarchiv Baden-Württemberg): Langzeitarchivierung: technische Umsetzung im DV-Verbund Baden-Württemberg

Martin Lüthi (Staatsarchiv St. Gallen): Gebäudeversicherung (GVA): ein Versichertenverzeichnis früher und heute

Anmerkung:
[1] Die Vorträge des 72. Südwestdeutschen Archivtags werden in einigen Monaten wie üblich in einem gedruckten Bändchen des Landesarchivs Baden-Württemberg erscheinen, die PowerPoint-Folien (so vorhanden) sind auf <www.landesarchiv-bw.de/web/53990> (04.10.2012) verfügbar.

ZitierweiseTagungsbericht Das neue Handwerk. Digitales Arbeiten in kleinen und mittleren Archiven, 72. Südwestdeutscher Archivtag. 22.06.2012–23.06.2012, Bad Bergzabern, in: H-Soz-Kult, 11.10.2012, <http://hsozkult.geschichte.hu-berlin.de/tagungsberichte/id=4407>.

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